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来年1月の施行まで待ったなし!国税関係の書類保存ルールが大きく変更されます。

東京都よろず支援拠点コーディネーターの星田です。

来年1月から国税関係の書類保存ルールが大きく変わることはご存じでしょうか。なかでも、電子取引データの保存について新たに義務化される部分があり、これは多くの事業者の方に影響があります。新ルールの適用開始までそれほど時間に余裕があるわけではありませんので、今のうちから準備を進めていく必要があります。

国税関係書類のペーパーレス保存は、電子帳簿保存法(注1)に定められています。この電子帳簿保存法について、新ルールが令和4年1月から適用されます(注2)。
この法律には、会計ソフトで当初からデータとして作成される帳簿等の保存や紙書類のスキャナ保存についても定めがありますが、今回は特に「電子取引データ保存」のルール変更について取り上げます。

「電子取引データ」とは耳慣れない言葉かもしれませんが、紙書類の郵送等ではなくデータで授受される請求・領収データ等のことです。例えば、メールに添付されたPDFによる請求書やECサイトの領収書、LINEやチャットツールでのやりとり等がこれに該当します。
これまでは、この電子取引データを印刷して保存しておけば、適正な書類の保存として認められていました。ところが、令和4年1月以降はこれが認められないことになります。従来のように印刷して保存した場合は、税務上の不利益を受ける可能性がありますので、注意が必要です。電子取引データはデータのまま、法が定める条件に従ってHDDやサーバー、クラウドストレージ等に保存しなければならないことになりました。

まず、電子取引データ保存の前提として、タイムスタンプ付与か一定のシステム利用、あるいは訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付けが求められます。中小企業や個人事業者の方にとっては事務処理規程の備付けが現実的ではないかと思われます。次に、保存する電子データは日付や相手先等による検索ができなければいけません。管理簿を作成するか、保存の際にファイル名から直接検索できるような工夫が必要になります(注3)。

このように、電子取引データに関するルールが大きく変わりますので、これを機会に、IT環境や業務フローの再構築を検討してもよいかもしれません。東京都よろず支援拠点では、ITをはじめとした様々な専門性をもったコーディネーターが、みなさまからのご相談をお待ちしております。ぜひお気軽に当拠点をご利用ください。

(注1)正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。
(注2)電子帳簿保存法改正の概要については、国税庁パンフレットをご覧ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf
(注3)基準期間の売上高が1千万円以下である小規模事業者の方については、税務調査の際に調査官からのダウンロードの求めに応じることができる場合には、検索要件のすべてが不要とされます。

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