個人事業主やフリーランスの方の中には、バーチャルオフィスの利用をしている方も多いでしょう。しかし、バーチャルオフィスは歴史が浅いサービスなため、仕訳に迷ってしまいがちです。
さらに、バーチャルオフィスに支払う費用を経費にできるのかと不安に感じて、利用をためらっている方もいるでしょう。
この記事では、バーチャルオフィスを経費計上する際の勘定科目や注意点について、ご紹介していきます。
当サイトでは「バーチャルオフィスのレビュー記事」をご用意しています。気になるサービス名をクリック・タップすると、解説記事が表示されます。
バーチャルオフィスの基礎知識や、おすすめのサービス・選び方を知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください！
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは、「バーチャル（仮想の）」という言葉からも分かる通り、実際には存在しない空間のオフィスになります。
その場所を実際に利用するのではなく、郵便物の受け取りや電話番号の利用、法人登記などの目的で使用することができます。
しかし、実際にその場を利用することもなく、サービス内容はバーチャルオフィス提供会社によって異なっています。このことから、バーチャルオフィスにかかる費用を、どの勘定科目にするのかを迷う人が多いようです。
バーチャルオフィス費用、どの勘定科目を使う？仕訳例もあわせて確認！
確定申告を行う際には仕訳を行う必要がありますが、バーチャルオフィスの利用で生じた費用はどのように仕訳すればよいのでしょうか？
バーチャルオフィスを仕訳する際には、次のような勘定科目を使用することができます。
基本の仕訳は「支払手数料」にする
たくさんのサービスがあるため、バーチャルオフィスにかかった費用は、どの項目で仕訳を行えばよいのかがわからなくなりがちです。
しかし、バーチャルオフィス利用料の「基本料金」に相当する金額は、基本的に「支払手数料」に仕訳すれば問題ないです。
支払手数料で仕訳する場合には
利用しているサービス提供会社によって違ってくるので注意が必要ですが、バーチャルオフィスから届く請求書が「バーチャルオフィス利用費」などでひとまとめになっている場合があります。
この際には、わざわざ基本利用分の金額とオプション金額を調べて分ける必要はなく、「支払手数料」を使って一気に仕訳をすることが可能です。
筆者は「GMOオフィスサポート」を利用しているのですが、以下のようなかたちで会計ソフト（freee）に入力しています。
GMOオフィスサポートは、【新規契約特典】として「初年度基本料金3ヶ月分無料プログラム」を実施中！
その名のとおり、基本料金が3ヶ月分無料になる素敵なキャンペーン。
転送なし・週1・隔週・月1、いずれのプランも対象なのが嬉しいポイント！
このプログラムはいつまで継続されるのかが未定のため、お得に始められるうちにお申し込みしておくことをおすすめします！利用開始を迷っている方はこの機会をご活用ください。
さらに！クーポンコード（紹介コード）を利用すると基本料金が10％OFFに！
キャンペーン、クーポンコードともに、個人・個人事業主・法人オーナーの皆が使えます！
クーポンコードを使用したい場合、
↓必ず以下のボタンからお申し込みください↓
いま使える！GMOオフィスサポートの
クーポンコードは「 t0u0y6 」です。
ﾃｨｰ ｾﾞﾛ ﾕｰ ｾﾞﾛ ﾜｲ ﾛｸ
お間違えのないように！
基本料金以外は性質に応じて
バーチャルオフィス費用の基本料金に相当する部分は、「支払手数料」で仕訳ができます。
さらに、基本料金以外も一括して請求された場合も、「支払手数料」で仕訳ができます。
しかし、請求書や領収書に利用した明細が細かく記載されている場合には、それぞれの性質に応じた勘定科目を選択することが必要です。
「地代家賃」にできないの？という声を聞くこともありますが、基本的にはできません。「地代家賃」は物理的なオフィスに対しての支払いに使用するものだからです。詳しくは以下の記事も合わせてご覧ください。
通信費で仕訳する場合には
多くのバーチャルオフィスでは、電話番号やFAX番号の利用、郵便物の受け取りをオプションで申し込めます。
バーチャルオフィス利用料の契約書や領収書などに細かな内訳があり、それらの利用料金が明確に分かれている場合には、このオプションの支払金額を「通信費」とすることもできます。
会議費で仕訳する場合には
また、貸会議室を利用した分については、「会議費」として仕訳することもできます。
経費として計上する際に総額として合算されるので、勘定科目を細かく分ける必要はないかもしれません。
しかし、後で見返した際に、経費の内容を正確に把握できるので、細かく分類することも有効な方法です。
仕訳の際の注意点とは
バーチャルオフィスでかかった費用を仕訳する際には、次のようなことに注意する必要があります。
「賃借料」は使わない
バーチャルオフィスは、実際の土地や建物などのスペースを借りるわけではありません。そのため、バーチャルオフィスの利用料金は「賃貸料」で仕訳できません。
ただし、バーチャルオフィスに併設されている「レンタルオフィス」や「シェアオフィス」を使用する場合には、スペースを実際に利用することとなります。
その際の費用は「賃貸料」となるので、仕訳の際には取扱いを注意しましょう。
「外注費」も要注意
オプションサービスとして、バーチャルオフィスで電話代行や秘書代行などを利用している場合には「外注費」として仕訳することもできます。
しかし、外注先に支払った消費税は、課税仕入取引として扱われます。
そのため、外注費という勘定科目は税務署から目をつけられることが多くなります。
外注費を使用する場合には、間違わないように注意することが必要になります。
会計ソフトで簡単！ バーチャルオフィス経費の仕訳を効率化する方法
バーチャルオフィスを仕訳する際、使用する勘定科目には厳密なルールはありません。
ただし、使用した経費の目的をはっきりさせることが必要なので、使用する勘定科目を一度決めたら、簡単に変更してはいけません。一貫性のある記帳を行えるようにしましょう。
経費の扱いに不信感を持たれたりすると、税務署から指摘を受けたりする可能性があります。
このようなリスクを避け、バーチャルオフィスの複雑な仕訳を簡単に行うためには、会計ソフトの使用がおすすめです。
筆者は無料から使える会計ソフト「freee（フリー）」を利用しているのですが、クレジットカードの利用明細から自動的に勘定科目を予測してくれたり、操作が直感的だったりと、初心者でも使いやすいのでオススメです。
バーチャルオフィスの経費計上・仕訳に関するFAQ（よくある質問と回答）
Q1. バーチャルオフィスを利用すると税務調査を受けやすくなるって本当ですか？
A1. バーチャルオフィスを利用しただけで税務調査を受けやすくなるわけではありません。税務調査は、申告内容や事業規模など様々な要素に基づいて行われます。ただし、バーチャルオフィス利用料を適切に計上していない場合や、他の経費と合わせて不正な申告を行っている場合は、税務調査の対象になる可能性があります。そのため、正しく経費を計上し、領収書や請求書などの証拠書類をきちんと保管しておくことが重要です。
Q2. バーチャルオフィス費用は全額経費にできますか？
A2. バーチャルオフィス費用は、事業に必要不可欠な経費として、原則全額経費として計上できます。ただし、バーチャルオフィス利用料の中に、プライベート利用が含まれている場合は、経費に計上できない場合があります。例えば、家族との電話代などが含まれている場合は、プライベート利用分を分離して計上する必要があります。
Q3. バーチャルオフィスを利用すると住所変更の手続きは必要ですか？
A3. バーチャルオフィスは、住所の利用権を借りているだけなので、法的な住所変更は不要です。しかし、事業活動を行う上で、顧客や取引先に連絡先や住所を伝える必要がある場合、バーチャルオフィスの住所を使用することが一般的です。
Q4. バーチャルオフィスを利用する際の注意点は何ですか？
A4. バーチャルオフィスを利用する際には、以下の点に注意が必要です。
- サービス内容: 提供されるサービス内容 (郵便物の受け取り、電話番号利用、会議室利用など) を確認し、自分の事業に最適なサービスを選んでください。
- 料金体系: 月額料金、初期費用、オプション料金など、料金体系をしっかりと確認しましょう。
- 契約内容: 契約内容をよく理解し、特に解約に関する条項をよく確認しましょう。
- セキュリティ: セキュリティ対策がしっかりしているか確認しましょう。特に、郵便物の受け取りや電話対応など、個人情報を取り扱うサービスを利用する場合は、セキュリティ対策が重要です。
- 税務: バーチャルオフィス費用を適切に経費として計上できるよう、税務に関する知識を深めておきましょう。
Q5. バーチャルオフィス以外にも経費にできるものってありますか？
A5. バーチャルオフィス以外にも、事業に必要な経費は、原則として経費にできます。具体的には、以下の様なものが挙げられます。
- 家賃: 事務所を借りている場合は、家賃は経費にできます。
- 光熱費: 電気代、ガス代、水道代などは、事務所を借りている場合だけでなく、自宅で事業を行っている場合も経費にできます。
- 通信費: 電話代、インターネット代などは、事業に必要な通信費として経費にできます。
- 消耗品費: コピー用紙、インクカートリッジ、文具などは、消耗品費として経費にできます。
- 旅費交通費: 取引先への訪問や出張など、事業に必要な旅費交通費は経費にできます。
- 広告宣伝費: チラシやホームページ作成費用、広告掲載費用などは、広告宣伝費として経費にできます。
- 人件費: 従業員への給与や賞与などは、人件費として経費にできます。
- 保険料: 火災保険料、地震保険料などは、事業に必要な保険料として経費にできます。
Q6. バーチャルオフィス選びで迷ったらどうすればいいですか？
A6. バーチャルオフィス選びで迷った場合は、以下の様なポイントを参考に検討しましょう。
- 利用目的: 郵便物の受け取りのみ、電話番号利用のみなど、利用目的を明確にしましょう。
- 料金: 月額料金、初期費用、オプション料金などを比較検討しましょう。
- サービス内容: 提供されるサービス内容 (郵便物の受け取り、電話番号利用、会議室利用など) を確認しましょう。
- 立地: アクセスしやすい場所にあるか、顧客や取引先に分かりやすい場所にあるかなどを確認しましょう。
- 評判: 口コミや評判などを参考に、信頼できるサービスを選びましょう。
以下の記事も参考にしてみてくださいね。
Q7. バーチャルオフィスの利用を検討しているのですが、どんなメリットがありますか？
A7. バーチャルオフィスを利用することで、以下のようなメリットがあります。
- 低コスト: 事務所を借りるよりも費用を抑えられます。
- 柔軟性: 場所や時間にとらわれず、自由に仕事ができます。
- ビジネスチャンス: ビジネスの拠点として、新規顧客を獲得するチャンスを広げることができます。
- イメージアップ: 顧客や取引先に、信頼感を与えることができます。
Q8. バーチャルオフィスを利用すると、デメリットはありますか？
A8. バーチャルオフィスを利用すると、以下のようなデメリットがある可能性があります。
- セキュリティ: セキュリティ対策が不十分な場合、情報漏洩のリスクがあります。
- コミュニケーション: 実際にオフィスがないため、コミュニケーションが取りにくい場合があります。
- 信頼性: 顧客や取引先から、信頼を得にくい場合があります。
これらのFAQを参考に、バーチャルオフィスをうまく使いこなしてみましょう！
まとめ
バーチャルオフィスの費用を経費計上する際の勘定科目や注意点について、お分かりいただけましたでしょうか。
起業してすぐの方やフリーランスの方は、利益が少ないことも多く、少しでも経費を計上したいものですよね。
仕訳の際には「freee」等の会計ソフトを活用し、バーチャルオフィスにかかった費用を無駄なく簡単に申請し、上手な節税を実現させましょう。
