個人事業主やフリーランスの方の中には、バーチャルオフィスの利用をしている方も多いでしょう。しかし、バーチャルオフィスは歴史が浅いサービスなため、仕訳に迷ってしまいがちです。
さらに、バーチャルオフィスに支払う費用を経費にできるのかと不安に感じて、利用をためらっている方もいるでしょう。
この記事では、バーチャルオフィスを経費計上する際の勘定科目や注意点について、ご紹介していきます。
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは、「バーチャル（仮想の）」という言葉からも分かる通り、実際には存在しない空間のオフィスになります。
その場所を実際に利用するのではなく、郵便物の受け取りや電話番号の利用、法人登記などの目的で使用することができます。
しかし、実際にその場を利用することもなく、サービス内容はバーチャルオフィス提供会社によって異なっています。このことから、バーチャルオフィスにかかる費用を、どの勘定科目にするのかを迷う人が多いようです。
バーチャルオフィスの費用に使える勘定科目とは！？
確定申告を行う際には仕訳を行う必要がありますが、バーチャルオフィスの利用で生じた費用はどのように仕訳すればよいのでしょうか？
バーチャルオフィスを仕訳する際には、次のような勘定科目を使用することができます。
基本の仕訳は「支払手数料」にする
たくさんのサービスがあるため、バーチャルオフィスにかかった費用は、どの項目で仕訳を行えばよいのかがわからなくなりがちです。
しかし、バーチャルオフィス利用料の「基本料金」に相当する金額は、基本的に「支払手数料」に仕訳すれば問題ないです。
支払手数料で仕訳する場合には
利用しているサービス提供会社によって違ってくるので注意が必要ですが、バーチャルオフィスから届く請求書が「バーチャルオフィス利用費」などでひとまとめになっている場合があります。
この際には、わざわざ基本利用分の金額とオプション金額を調べて分ける必要はなく、「支払手数料」を使って一気に仕訳をすることが可能です。
筆者は「GMOオフィスサポート」を利用しているのですが、以下のようなかたちで会計ソフト（freee）に入力しています。
- 東証プライム市場企業のGMOグループが運営するバーチャルオフィス
- 都心を中心に、横浜・名古屋・大阪・京都・福岡の住所をビジネス利用可能
- 自宅兼オフィスで仕事をしている方やネットショップ運営者のプライバシー保護に最適
- 審査が早く、即日利用も
- 法人口座開設・法人登記にも利用可能
- 会議用の物理スペースが存在しない（提携サービスあり）
- 郵便物の即時転送はオプション料金が必要
基本料金以外は性質に応じて
バーチャルオフィス費用の基本料金に相当する部分は、「支払手数料」で仕訳ができます。
さらに、基本料金以外も一括して請求された場合も、「支払手数料」で仕訳ができます。
しかし、請求書や領収書に利用した明細が細かく記載されている場合には、それぞれの性質に応じた勘定科目を選択することが必要です。
通信費で仕訳する場合には
多くのバーチャルオフィスでは、電話番号やFAX番号の利用、郵便物の受け取りをオプションで申し込めます。
バーチャルオフィス利用料の契約書や領収書などに細かな内訳があり、それらの利用料金が明確に分かれている場合には、このオプションの支払金額を「通信費」とすることもできます。
会議費で仕訳する場合には
また、貸会議室を利用した分については、「会議費」として仕訳することもできます。
経費として計上する際に総額として合算されるので、勘定科目を細かく分ける必要はないかもしれません。
しかし、後で見返した際に、経費の内容を正確に把握できるので、細かく分類することも有効な方法です。
仕訳の際の注意点とは
バーチャルオフィスでかかった費用を仕訳する際には、次のようなことに注意する必要があります。
「賃借料」は使わない
バーチャルオフィスは、実際の土地や建物などのスペースを借りるわけではありません。そのため、バーチャルオフィスの利用料金は「賃貸料」で仕訳できません。
ただし、バーチャルオフィスに併設されている「レンタルオフィス」や「シェアオフィス」を使用する場合には、スペースを実際に利用することとなります。
その際の費用は「賃貸料」となるので、仕訳の際には取扱いを注意しましょう。
「外注費」も要注意
オプションサービスとして、バーチャルオフィスで電話代行や秘書代行などを利用している場合には「外注費」として仕訳することもできます。
しかし、外注先に支払った消費税は、課税仕入取引として扱われます。
そのため、外注費という勘定科目は税務署から目をつけられることが多くなります。
外注費を使用する場合には、間違わないように注意することが必要になります。
バーチャルオフィスの仕訳を簡単に行うには？
バーチャルオフィスを仕訳する際、使用する勘定科目には厳密なルールはありません。
ただし、使用した経費の目的をはっきりさせることが必要なので、使用する勘定科目を一度決めたら、簡単に変更してはいけません。一貫性のある記帳を行えるようにしましょう。
経費の扱いに不信感を持たれたりすると、税務署から指摘を受けたりする可能性があります。
このようなリスクを避け、バーチャルオフィスの複雑な仕訳を簡単に行うためには、会計ソフトの使用がおすすめです。
筆者は無料から使える会計ソフト「freee（フリー）」を利用しているのですが、クレジットカードの利用明細から自動的に勘定科目を予測してくれたり、操作が直感的だったりと、初心者でも使いやすいのでオススメです。
まとめ
バーチャルオフィスの費用を経費計上する際の勘定科目や注意点について、お分かりいただけましたでしょうか。
起業してすぐの方やフリーランスの方は、利益が少ないことも多く、少しでも経費を計上したいものですよね。
仕訳の際には「freee」等の会計ソフトを活用し、バーチャルオフィスにかかった費用を無駄なく簡単に申請し、上手な節税を実現させましょう。
