バーチャルオフィスとは事務所を借りることなく、住所や電話番号をレンタルするサービスのことです。
レンタルした都心一等地の住所を法人登記や開業届への記載などに使用できます。
リアルな事務所を構えずに済むので初期費用を抑えられますし、事業に必要な機能をオプションで付け足すことも可能なので、スタートアップや個人事業主にじわじわと支持が広がりつつあるサービスです。
コロナ禍で、在宅で出来る仕事が注目され始めた経緯もあり、バーチャルオフィスの利用者はどんどん増加しています。そんなバーチャルオフィスを利用するためには、どのような手順を踏めばよいのでしょうか？
この記事では、一般的なバーチャルオフィス契約ステップをお示しします。最後までご覧いただくと、申込から利用開始までの大まかな流れが理解できます。
当サイトでは「バーチャルオフィスのレビュー記事」をご用意しています。気になるサービス名をクリック・タップすると、解説記事が表示されます。
また、バーチャルオフィスの基礎知識や選び方を知りたい方は以下の記事もあわせてご覧ください。
バーチャルオフィスを使うまでの5ステップ
バーチャルオフィスは、申込から利用開始までは２日～３日と、とても手軽に利用開始することができます。
利用までの具体的な５ステップを見ていきましょう。
契約したいバーチャルオフィスを探す
バーチャルオフィスを利用したい目的に合わせて、最適なバーチャルオフィスを選ぶ必要があります。以下３つの観点に合わせて、多種多様なバーチャルオフィスの特徴を掴みましょう。
かかる費用を確認する
かかる費用は、バーチャルオフィスによってさまざまです。ご自身の予算と照らし合わせながらより良いサービスを受けられる場所を選びましょう。
また、複数の料金プランを設定しているところもあり、必要なサービスレベルに応じて選択できます。
かかる費用としては、初期費用の他に月額利用料、保証料、郵送手数料、簡易書留受け取り料等があります。
初期費用のだけに囚われず、継続的に利用した場合に予算に合うバーチャルオフィスを選択しましょう。
また、安さだけに惹かれて契約したものの、経営不振やトラブルでバーチャルオフィス自体を変更することになればHPや名刺の記載や書類内容の修正が必要となり、多大な金額と労力がかかります。
必要なサービスがあるか、経営基盤がきちんとしている会社のバーチャルオフィスか、といった観点も重要視した上で判断しましょう。
【2023年完全版】バーチャルオフィスとは？利用すべき？よくある質問にわかりやすく回答します
サービス内容を比較する
基本的な住所利用・法人登記や郵便転送などの他、以下のように様々なオプションサービスで差別化を図っています。
- 電話番号のレンタル
- FAXの利用
- 有人受付対応
- 郵便物の転送
- 郵便物で受領した書類のPDF化
- 電話秘書代行
- 会員専用サイトの利用
- 会員交流の場の提供
- プライベートロッカーの貸し出し
電話番号のレンタルは、業務上必要になることが多いため、基本プランに含めているオフィスも多いです。
郵送物の転送、電話秘書代行、プライベートロッカーについては、ビジネスの形により要・不要が分かれる部分になるのではないでしょうか。
例えばプライベートロッカーを利用できるところであれば、商談に必要な書類や社印等を収納しておくことが出来るため度々来訪がある場合にも安心です。
逆に、あまりバーチャルオフィスに出向く想定がなく、住所だけ取得できればいいという目的であれば不要になります。
会員交流の場についても、そこでコネクションを形成し仕事に繋げたいという方もいれば、関わりは最低限で良いと思う方もいるでしょう。
ご自身のビジネスや目的とサービス内容が合致するバーチャルオフィスを選びましょう。
筆者が厳選したバーチャルオフィス選びのチェックポイント について解説した記事もありますので、あわせてご覧ください！
目的に合った住所を選ぶ
供された住所は名刺や会社のHPなどに記載することになるため、社会的信頼のある住所・企業のブランディングになる住所である必要があります。
東京都内の一等地であっても安価でレンタルすることができるので、活用してみてはいかがでしょうか。
また、ビジネスの目的と地域のイメージが合致する住所を取得することも大切です。
例えば、ネイルサロンやアクセサリーショップなど若者向けのビジネスであれば渋谷区や新宿区周辺を狙ったり、コンサルなど社会的信頼や実績をアピールしたいようなビジネスであれば千代田区周辺を狙うなどなど、企業の方向性を考えながら取得しましょう。
利用する目的を明確にした上で、そこに合致するバーチャルオフィスを選択しましょう。
口コミ・評判を調べる
数多くのバーチャルオフィスがある現在、一人で調べ尽くすのは難しい状況です。また、HPには良い点しか書いていないため、どこも魅力的に映ってしまう…なんてこともあるでしょう。
そんな時は、SNSやgoogleマップ上で検索して口コミを調べることがおすすめです。
評価の数字だけでなく、何件ほど口コミが集まっているのかにも着目しましょう。
あまりにも件数が少ないバーチャルオフィスは、そもそも利用者がいない、または書くほど悪い点もなかったがリピーターがいない、という可能性もあります。
また、低評価の内容があればその具体的な不満まで把握するようにしましょう。個人事業主の仲間など横のつながりがあれば、知人の評判を聞いて判断することも良いバーチャルオフィス選びに繋がります。
当サイトでは「バーチャルオフィスのレビュー記事」をご用意しています。気になるサービス名をクリック・タップすると、解説記事が表示されます。
また、バーチャルオフィスの基礎知識や選び方を知りたい方は以下の記事もあわせてご覧ください。
内覧をする
バーチャルオフィスは、コワーキングスペースやレンタルオフィスと違い、作業スペースはありません。
一方で、少人数が使える会議室や応接室のような設備がある場合はあります。
会議室・応接室を利用可能なバーチャルオフィスを検討候補に加えるのであれば、ぜひ一度内覧をしておきましょう。
アクセスを確認する
まず重要なのはアクセスです。
バーチャルオフィスの住所は都心一等地にあっても、会議室が別の場所に準備されているということもあり得ますので、必ずチェックしておきたいポイントです。
また、郵便物の受け取りを対面で行えるバーチャルオフィスもあるのですが、自宅から何度も乗り換えが必要な立地だと、おそらくそのサービスは無駄になってしまうでしょう。
取引先などのお客さまとの面談においてもアクセスは重要です。
お客さまをご案内する際に迷うような立地にないか、駅から歩きやすい道か、などは実際に周辺まで足を運んでみないと分からないものです。
場合によっては、会議室・応接室にこだわらないのも一手です。たとえば、カフェなどによっては商談をしても問題ない（和まりに内容が漏れにくい）店舗もあります。
打ち合わせの前に時間を潰したり、打合せ後に軽く会食を行うなどする際にも重宝します。
外観・内観の雰囲気を感じる
バーチャルオフィスを紹介するHPの写真では良く見えた施設でも、実際に見てみるとイメージと違った…ということもあります。
せっかく都内一等地の住所をレンタルし、クライアントから一定の信頼を確保できても、建物自体が古めかしいとその効果も薄れてしまいます。
清潔感のある外観・内観であることを直接見て確認しましょう。
また、行っている事業のテイストに合うか、自分好みの雰囲気か、といった部分も大切にすると良いでしょう。
間取りや設備を確認する
会議室の部屋数・席数が足りているか、コンセントやwi-fiは完備されているかなども重要なポイントです。
商談など重要な話し合いを行う場合は、プライバシーが守られているかを確認する必要もあります。
１対１の会議やグループミーティング、セミナーなど様々なシーンが発生することが予想されます。
それらに対応できるよう、部屋の種類や設備が豊富なバーチャルオフィスを選ぶと良いでしょう。
申込・書類提出を行う
申込は、基本的にはwebから簡単に行うことが出来ます。
申込時には、会社名・代表者名・住所・電話番号・メールアドレスといった基本的な情報の他、本人確認書類の提出と事業内容の証明が求められます。
かつてバーチャルオフィスでは、詐欺目的の利用に使われたこともあるため、審査は厳格になっています。
中にはこの提出書類の審査が不要なバーチャルオフィスも存在しますが、信頼性の保証の為に審査をしっかりと行っているところに契約するのがお勧めです。
本人確認書類では、パスポート、免許証など氏名・住所・生年月日の記載があり、顔写真が貼付されているものが求められます。
また、住民票、保険証など顔写真の無いものは公共料金などの領収書等の提出が必要となります。一般的な本人確認と同等であるため、特に躓くことなく申請できるでしょう。
法人として申込を行う場合は、上記に追加して登記簿謄本も必要になります。
事業内容の証明では、事業内容や利用目的を記入すれば良いだけの場合もあれば、HPやブログ、パンフレットなどを提出する必要がある場合もあります。
ご自身のビジネスのフェーズに合わせて、利用できるところに申請をしましょう。
審査を受ける
提出された書類を基に、審査が行われます。
最短で30分～審査が完了するところもあるため、書類に不備がなければ迅速に契約を開始することができます。審査の厳格さはバーチャルオフィスによって異なります。
対面による面談を必須とするような厳格な場合もあれば、web上で完結する場合もあります。
審査が厳しいと対応が面倒に感じる部分もあるかもしれませんが、住所取得が容易である利点を使った犯罪行為がないわけではありません。
そういった行為を見逃さないよう、厳しい審査を行っている運営の方が安心できると言えます。
入金する
審査を通過したら、入金を行います。
支払い方法はオフィスでの支払い（現金・QRコード決済）や銀行振り込み、クレジットカード決済など、バーチャルオフィスによって異なります。スムーズな利用開始のため、事前に確認して準備しておきましょう。
入金確認が取れれば無事利用開始となります。
最終的な本人確認を行うため、メールでURLが送られてきたり簡易書留が送られてくる場合もあります。
きちんと契約開始が出来ているか、バーチャルオフィスごとの手順を確認しましょう。
まとめ
リアルオフィスを持たない事業者や、個人事業主の強い味方になるバーチャルオフィス。
事業所を賃貸契約する場合とは比にならない安さと手軽さで、オフィスを確保することが出来ます。
申込後は最短わずか３日～利用開始することが出来るので、ビジネスに役立ててみてはいかがでしょうか。
- 東証プライム市場企業「GMOグループ」運営のバーチャルオフィス
- 都心を中心に、横浜・名古屋・大阪・京都・福岡の住所をビジネス利用可能
- 自宅兼オフィスで仕事をしている方やネットショップ運営者のプライバシー保護に最適
- 審査が早く、即日利用も◎
- 法人口座開設・法人登記にも利用可能
- 会議用の物理スペースが存在しない（提携サービスあり）
- 郵便物の即時転送はオプション料金が必要
